پیش درآمد:
این اولین بار نیست که بشر برای توضیح برداشت خود از جهان پیرامون از مفهوم ترکیب و “چندگانه سازی” استفاده می کند. آثار به جا مانده از تمدن های بزرگ باستانی نشان می دهد چندگانه سازی – از خلق موجودات جدید با ترکیب نمادهای قدرت در طبیعت گرفته تا برگزاری حضوری و مجازی رویدادهای نمایشگاهی به طور هم زمان – چگونه از گذشته تا امروز به توسعه و پیشرفت همه جانبه تفکر بشر کمک کرده است.
تعطیلی همایش و نمایشگاههای تجاری و صنعتی در تمام دنیا ضربه بزرگی را به کسب و کارها وارد کرد. این تجربه ای عمیق است تا بشر را وا دارد تا از پس پاندمی همچون قُقنوس، دوباره، پیروزمندانه، از پس آتش خود زاده شود و با خلاقیت و استفاده از تکنولوژی بتواند این بار با دقت بیشتر و با احترام عمیق تر نسب به طبیعت، انسانیت و محیط اطرافش ادامه زندگی خود را در این سیاره مُیَسَّر سازد.
برگزاری “همایش های ترکیبی کسب و کار” در آینده به چه معناست؟
دست اندرکاران غرفه سازی و متخصصان صنعت نمایشگاهی در مسیر باز گشت به برگزاری نمایشگاهها به صورت زنده و حضوری، همچنان این پرسش را در ذهن خود می پرورند که: همایش های ترکیبی کسب وکار چگونه رویدادهایی می توانند باشند؟… ما در این مقاله به بررسی سناریوی محتمل خواهیم پرداخت.
به گزارش یک نظر سنجی که از سوی وب سایت “راهنمای تکنولوژی همایش های مجازی” منتشر شده است ۶۲ درصد از فعالان صنعت نمایشگاهی معتقد هستند که همایش ها و نمایشگاهها در آیندۀ این صنعت به صورت “ترکیبی” برگزار خواهند شد.
اما نمی توانیم حدس بزنیم که این “همایش های ترکیبی کسب و کار” چه ماهیتی خواهند داشت.
هر یک از کشورها به روش خاص خود در مسیر بازگشایی نمایشگاهها هستند. در امریکای شمالی اما، پراکندگی و سرعت بالای همه گیری شرایطی ناپایدار را برای بازگشت فراهم آورده است. در عین حال، برخی رویدادهای نمایشگاهی در ابعاد کوچک تر و در کشورهایی که ریسک همه گیری در آنها پایین تر است برگزار می شوند. اما این صنعت در تلاش بازگشت به زندگی هنوز هیچ برنامۀ مدونی برای ترکیب مجازی، و زندۀ رویدادها که آن را “همایش های ترکیبی کسب و کار” – Hybrid Events – می نامیم ندارد.
برگزاری همایش های کسب و کار به صورت “ترکیبی”. چرا؟
به نظر می رسد فعالان صنعت نمایشگاهی معتقدند که نمایشگاههای پیش رو واجد آمیخته ای از مخاطبان مجازی باشند. و این گمان درستی است.
در اینجا به بیان دلایلی می پردازیم که موجب می شوند تا از این پس رویدادهای نمایشگاهی به صورت “ترکیبی” برگزار شوند:
ما برای همیشه تغییر کرده ایم.
منطقی نیست که فکر کنیم تجربۀ این چند ماهه در نحوه برگزاری “همایش های کسب و کار” پس از پاندمی تاثیرگذار نخواهند بود. ما چاره ای جز کسب مهارت در فنآوری رویدادهای مجازی نداریم. در حال حاضر بر مزایای رویدادهای آنلاین واقفیم و متوجه محدودیتها هستیم. این ساده لوحانه است که فکر کنیم حضور مجازی پس از پاندمی طرفدار نخواهد داشت.
ما زیر بار هر هزینه ای نخواهیم رفت.
ما متوجه شده ایم که برخی از ملاقات های حضوری کاملا نالازم هستند. صدها کیلومتر طی مسیر و صدمه زدن به محیط زیست فقط برای دو ساعت دیدار حضوری، اتلاف منابع و پولی است که تعداد انگشت شماری توانایی کسب آن را دارند. به محض این که حمایت های دولتی برداشته شوند تمام موضوعاتی که از آن – حمایت ها – برخوردار بودند محو خواهند شد، بسیاری از شرکت ها، امکانات گران قیمت، مثلا سفرهای شرکتی برای حضور در یک نمایشگاه را کنار خواهند گذاشت. بدین ترتیب حضور مجازی در اولویت خواهد بود.
از سر گیری سفرهای شرکتی به زودی نخواهد بود.
همانطور که می دانیم ملاقات های کاری شکل دهنده “صنعت نمایشگاهی” هستند. سفر های شرکتی همیشه یکی از ارکان صنعت نمایشگاهی بوده اند. به همین دلیل دفاتر مدیریت وام، بودجه زیادی را صرف برنده شدن در دریافت مشوق برای حضور در نمایشگاههای تجاری می کنند. سفرهای شرکتی سود آور هستند و موجب شکوفایی اقتصاد محلی می شوند. اما طبق آخرین گزارش ها از غول هایی چون فیس بوک و ماکروسافت که همواره سفرهای شرکتی با بیش از ۵۰ نفر را ترتیب می دادند، قصد ندارند حتی تا سه ماهۀ سوم ۲۰۲۱ مجددا چنین برنامه هایی را از سر بگیرند. با نگاهی به وضعیت فعلی در امریکای شمالی این تعویق حتی ممکن است بیشتر نیز به طول بیانجامد. بدین ترتیب ارتباط مجازی تنها راه ممکن برای ملاقات با مخاطبان است.
بخشی از مخاطبان ما تا مدتها امکان حضور فیزیکی نخواهند داشت.
شرط بازگشایی اقتصادهای محلی، اولویت حضور افراد جوان تر و حفاظت از افراد میان سال و کسانی است که در برابر ویروس کووید ۱۹ جزو گروههای حساس محسوب می شوند.
حقیقت این است که درصد قابل توجهی از فعالان اقتصادی شامل گروههای حساس و افراد بالای ۶۵ سال می شوند. دیابت و بیماری های قلبی – عروقی بسیار شایع هستند و بنابراین انتظار می رود که این بخش قابل توجه از مخاطبان، ملاقات های مجازی را برای پایین نگهداشتن ریسک ابتلای خود، نسبت به دیدارهای حضوری، ترجیح دهند. اینها فقط تعدادی از دلایلی هستند که موجب خواهند بود تا در سال آینده مولفه های آنلاین رایج شوند. بگذارید تکرار کنیم ” رایج”؛ زیرا مرم این اختیار را دارند تا خودشان را با شرکت در استخر پارتی ها و جشتن تولد ها در معرض ریسک ابتلا قرار دهند اما آزاد نخواهند بود تا در محیط کسب و کار چنین خطری کنند. این چالشی دراز مدت است.
شرایط چگونه تغییر خواهند کرد؟
از “همایش های ترکیبی کسب و کار” چه انتظاری داریم؟
نمایشگاههای پسا کرونا بسیار بیش از آنچه که فکر کنید متفاوت از آن چیزی خواهند بود که پیش از ژانویه ۲۰۲۰ رواج داشت. تا آن زمان مولفه های آنلاین یک نمایشگاه، تکلیفی جامانده، آزاردهنده و وقت گیر بود که متخصصان باید با آن کنار می آمدند و فقط در موارد اندکی از این مولفه ها استفاده می شد. اما حالا همه چیز فرق کرده است. حداقل در شش ماه آینده ملاقات های آنلاین برجسته ترین بخش از یک رویداد نمایشگاهی خواهند بود و حضور فیزکی گزینۀ ماجراجویانه ای است.
هنوز تعداد زیادی علامت سوال در مورد عملکرد همایش های ترکیبی کسب و کار وجود دارد. و حالا زمان آن فرا رسیده است که در این مورد بحث کنیم.
کنفرانس کمتر، شو تلویزیونی بیشتر.
دیدارهای حضوری پیش از پاندمی را فراموش کنید. الزامات سازمان بهداشت جهانی و مراکز پیشگیری و کنترل بحران برای برگزاری ایمن گردهمآیی ها در بیشتر موارد چندان قابل اجرا نیست. بدین ترتیب انتظار می رود تا بیشتر نشست ها و کنفرانس ها در قالب نمایش تلویزیونی با حضار محدود، سخن رانان، اجرای زنده و زیرساخت های قویِ فنی / تکنیکی برگزار شوند.
“محل” های جدید با فنآوری پیشرفته.
در نتیجه این تنها “محل” برگزاری نیست که اهمیت دارد. البته وسعت فضای برگزاری برای حفظ فاصله اجتماعی مهم است، ولی فنآوری و اینترنت پر سرعت بیش از گذشته المان های کلیدی و مهم محسوب می شوند.
اختصاص بودجه بیشتر برای خدمات صوتی تصویری به جای سرو غذا.
برگزاری همایش های ترکیبی نیازمند مجموعه جدیدی از شرکا است. از این منظر، تیم های ارائه دهنده خدمات صوتی تصویری پیشرفته که قادر به پخش زنده تلویزیونی و اینترنتی همایش ها به طور هم زمان هستند شکل دهنده آیندۀ بازار صوت و تصویر خواهند بود. از آنجایی که ممکن است سرو غذا در برنامه گردهمآیی ها محدود و یا کاملا حذف شود، بودجه آن، در عوض، به سمت توسعه فنآوری سرازیر خواهد شد.
فنآوری همایش های زنده برنده خواهد بود.
در حال حاضر تمامی پلت فرم های همایش مجازی به طرزی فزاینده در حال رشد هستند. در این میان، همایش های ترکیبی نیازمند مخاطبان آنلآین در تعامل با حضار و مجریان خواهند بود. این تجربه ای است که می بایست در یک همکاری و در محیطی دو وجهی باز آفرینی شود. بدین ترتیب هنگامی که پایِ دَرکِ تعامل بین آنلآین و آفلآین به میان می آید، شرکت هایی که از دل گردهمآیی های حضوری برخاسته اند، از منظر رقابتی، برتری اجتناب ناپذیری خواهند داشت.
حداقل از لحاظ نظری، همه چیز نسبت به گذشته متفاوت خواهد بود و تجارب گذشته در برپایی همایش ها هیچ ارتباطی به الزامات جدید گردهمآیی های حضوری نخواهد داشت. در یک چشم انداز تازه، کمپانی های انعطاف پذیری که قادر به تفسیر نیازهای جدید بازار هستند برنده رقابت خواهند بود.
محتوای همایش ها بازنگری می شود.
نمی توانیم انتظار داشته باشیم برنامه ریزی هایی که برای همایش های ترکیبی کرده ایم تنها با یک دستورالعمل اجرایی شوند. ظرفیت توجه – مخاطبان – به برنامه های آنلاین باید از “توجه کوتاه مدت” به “ملاحظه جدی” ارتقا پیدا کند. در این صورت جلسات یک ساعته به سادگی از دستور کار خارج خواهند شد. این موقعیتی چالش برانگیز در برابر برنامه همایش هاست که در عین حال هم ترسناک و هم الهام بخش است. در حقیقت اگر از “نکته نویسی، التهاب و تکرار” که در برنامه ریزی اغلب همایش ها دیده می شوند به ستوه آمده ایم، باید آنها را کنار بگذاریم و مشوق جلسات کوتاه تر باشیم.
ابزارهای سرگرمی بازنگری می شوند.
ابزارهای محرک تعامل آنلاین ملزم به سازگاری با مخاطبان حضوری هستند. از سویی دیگر ابزارک های گوشی های همراه با در هم تنیدن بلامانع محتوا و شبکه رابط بین مخاطبان حاضر و مجازی خواهند بود.
اغلب سخنرانی ها پخش زنده خواهند بود.
اگر صنعت نمایشگاهی به سمت مدل های شو تلویزیونی تمایل پیدا کند، در همان حال که سخنرانان تمایل به اجرای حضوری دارند، همایش های ترکیبی کسب و کار قادر خواهند بود ترکیبی از سخنرانی های مجازی را نیز ترتیب دهند. این به روشنی پرسش هایی را در ذهن سخنرانانی که قادر به سفر نیستند مطرح می کند. ولی می شود در یک شو زنده موازنه ای بین تعامل میزبانان و میهمانان ایجاد کرد.
مجریان برنامه عوامل کلیدی هستند.
یکی از محدودیت های سنتی گردهمآیی ها برقرار کردن ارتباط با مخاطبان آنلآین است. مجریانی که قادرند مخاطبان آنلآین و حضار را به هم مربوط سازند ابزار تضمین عدم تبعیض بین آنها هستند. به خصوص که در بیشتر موارد بخش آنلآین مهم ترین قسمت گردهم آیی خواهد بود و بنابراین باید به درستی نمایندگی شود. در همین راستا، گماشتن یک مجری اختصاصی برای مطرح کردن کامنت ها و پرسش ها از شبکه های اجتماعی، نقش مهمی در وارد کردن شرکت کنندگان آنلآین به مباحث، در طول برگزاری همایش خواهد داشت.
جمع بندی
- متخصصان صنعت نمایشگاهی می گویند که آینده گردهمآیی ها “ترکیبی” ست. هر چند هنوز تصور درستی از چگونگی برگزاری “همایش های ترکیبی کسب و کار” وجود ندارد.
- فنآوری کلید لمس تجارب حضوری و غیر حضوری خواهد بود که در آن حضار و شرکت کنندگان آنلآین به راحتی در یک برنامه زنده با یکدیگر گفت و گو خواهند کرد.
- به طور خلاصه، استراتژی اصلی، کسب تجربه در کارکرد گردهمآیی های مجازی برای دستیابی به نتایج رقابتی در هنگام شروع یک همایش ترکیبی است. در این حال و هوای مبهم لازم است تا تمرکز ما بر آنچه می توانیم کنترل کنیم باشد. کنترل ما بر دانش خود و بسترهای مجازی است که در اختیار داریم، و می توانیم پتانسیل های کاربرد آنها را حدس بزنیم.
از تجارب سرگرم کننده پیش رو لذت ببرید!
منبع: Event Manager Blog
انتخاب متن، ترجمه و بازنویسی: مهتاب اردکانیان
